La reinvención del ‘walkie talkie’ facilita el trabajo en remoto
Productividad

La reinvención del ‘walkie talkie’ facilita el trabajo en remoto

En plantillas geográficamente dispersas, el intercambio de notas de voz se plantea como una alternativa más productiva que el ‘email’ o plataformas como Slack

Noventa minutos diarios. Ese tiempo medio dedicado a gestionar el correo electrónico en la oficina es la excusa de muchos giros empresariales hacia una nueva forma de trabajar más productiva, basada en aplicaciones de mensajería instantánea como Slack, Microsoft Teams, Flock o Noysi. De hecho, en 2018 el mercado mundial de estas plataformas generó 2.700 millones de dólares, un 24,7% más que durante el año anterior, según IDC.

¿Pero cuánto tiempo exige chatear con estas herramientas a cada empleado? ¡Sorpresa!: noventa minutos diarios. Así lo confirman los propios responsables de Slack, que además recalcan que sus usuarios de pago superan las nueve horas de conexión al día, es decir, más de las 40 horas semanales que fijan la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo en España. Si el remedio es igual o peor que la enfermedad, cabe preguntarse cuál es la mejor forma de mantener a un equipo conectado sin que afecte a su rendimiento. “No se trata de encontrar la mejor herramienta, sino aquella que respete tu tiempo y el de los demás porque la propia comunicación no debería ser el motivo de horas extras ni de entregas fuera de plazo”, comenta a EL PAÍS RETINA Justin Mitchell, fundador y director general de Yac. A grandes rasgos, la propuesta de esta startup, que acaba de cerrar una ronda de financiación de 1,5 millones de dólares, pasa por trasladar a la oficina el intercambio de archivos de audio, al estilo de los mensajes de voz de WhatsApp. Sí, como una versión remozada del walkie talkie.

“Sobre todo tiene utilidad para equipos creativos que trabajan en remoto y para nuevas empresas que buscan una comunicación ágil y eficiente sin tener que reunirse o hacer una llamada en tiempo real”, comenta Mitchell. De momento, es una solución gratuita que ya cuenta con 3.000 usuarios organizados en 250 grupos de trabajo, aunque en breve se lanzará una versión de pago que costará 8 dólares mensuales por cada miembro. Sus creadores confían en atraer nuevos suscriptores de aquellas compañías con plantillas geográficamente dispersas. “Este tipo de comunicación asíncrona es un habilitador clave para conectar equipos independientemente de las diferencias horarias y de la baja penetración de la banda ancha de algunas zonas”, según el fundador de Yac.

¿Hay alguien ahí?

Alberto Blanco, responsable de Estrategias de Voz y Personas en Voikers, coincide en que los mensajes de audio propician una comunicación más efectiva entre los miembros de un equipo: “Por un lado, es la interfaz más natural con la que nos relacionamos las personas, lo que provoca que las tecnologías de voz aporten emocionalidad y autenticidad, factores clave en el trabajo en equipo. Y por otro, en el ámbito empresarial nos cuesta leer cada vez más, especialmente por la superabundancia de información que recibimos cada día. Por eso, entre escuchar o leer el mensaje de un compañero, es más probable lo primero”. Aunque si hablamos de una interacción asíncrona como la que propone Yac, la efectividad puede debilitarse: “No podemos controlar cuándo escuchará los mensajes la otra persona ni en qué orden lo hará. Incluso llegaría a ser contraproducente si esperamos una respuesta rápida o si replicamos los mismos vicios que tenemos con los emails, creyendo que ya hemos gestionado un asunto por el mero hecho de endosárselo a otra persona mediante un correo”, puntualiza Blanco.

Para solventar estos inconvenientes, desde Voikers creen necesario trabajar con soluciones multimodales que integren voz y pantallas. De este modo, mientras con la voz se impacta emocionalmente y se logra ser más eficiente al comunicar un mensaje, la pantalla refuerza ese mismo contenido y lo hace accionable. “Aunque lo más importante es establecer unas reglas claras, y compartidas entre los miembros del equipo, sobre los contenidos que son adecuados para la comunicación por voz, así como los puntos de contacto en los que se puede utilizar y en los que no”, puntualiza Blanco.

En este sentido, Yac complementa su principal funcionalidad con el envío de pantallazos sobre los que se pueden hacer anotaciones escritas o en formato audio, lo que ayuda a compartir con todo tipo de detalles el estado y avance de un proyecto. “Combinamos lo mejor de una comunicación asíncrona, como el correo electrónico, con voz en alta fidelidad sin los inconvenientes de una reunión presencial o llamadas telefónicas que interrumpen, distraen y monopolizan tu tiempo”, remarca Mitchell. En su opinión, los beneficios están claros: cada empleado permanece concentrado en sus tareas y responde cuando le resulta conveniente, sin verse arrastrado por “una guerra de mensajería instantánea”. ¿Viene a ser lo mismo que ya ofrece Teams con la función de “Correo de voz”? “En realidad esta opción de Microsoft es la mala versión del correo de voz, porque solo se activa tras una llamada perdida cuyo resultado siempre es frustrante para las personas involucradas. Sin embargo, Yac es una comunicación asíncrona intencional que evita interrupciones y tiempo perdido”, concluye Mitchell.

 

Manual de buenas prácticas

Nacho de Pinedo, cofundador y director general del ISDI, tiene claras las bondades de las aplicaciones de trabajo colaborativo: “Ayudan a incrementar la productividad porque son supereficientes, así que en el caso de acarrear algún problema no es debido a las propias herramientas, sino a usuarios que no aprovechan de manera racional sus capacidades”. Para evitar malas prácticas al utilizar Slack, Teams y propuestas similares, De Pinedo comparte las siguientes recomendaciones.

  • Crear un plan de adopción. No basta con incorporar la herramienta, sino que hay que establecer un plan de adopción que incluya las reglas del nuevo modelo de trabajo. Además, es necesario compartir con todos los trabajadores cuál es el objetivo del cambio: ser más eficientes e incrementar la productividad.
  • Fomentar su uso mediante el ejemplo. Según de Pinedo, los altos directivos suelen ser reacios a entrar en los canales de conversación de estas aplicaciones: “Si ellos no están ahí, será difícil que el resto de la plantilla comience a usar la herramienta, porque el cambio debe hacerse de arriba abajo”.
  • Velar por las buenas prácticas. Hasta que su uso se haya interiorizado como parte del día a día, deben existir figuras que ayuden a resolver dudas y que expliquen con claridad las normas acordadas.
  • Gestionar de manera eficiente los canales. Hay que crear tantos canales de conversación como grupos de trabajo relevantes existan en la organización. El problema aparece cuando se generan demasiados (porque habrá canales sin conversación) o insuficientes (porque habrá canales donde se mezclen conversaciones dispares).
  • Usar responsablemente los canales sociales. Estas plataformas permiten la creación de canales para temas sociales o de ocio. “Hay que generar disciplinas, hábitos y rituales para no desvirtuar el principal uso de la herramienta”, apunta De Pinedo. En su opinión, aunque es bueno tener chats que ayuden a socializar con los compañeros, si se abusa de ellos aparecen ruidos que tapan lo importante. “Se trata de aplicaciones destinadas a la productividad y no pueden verse como el Facebook o el WhatsApp de la empresa”, comenta.

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