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Seis ‘apps’ para controlar tu negocio desde el móvil

Con el ‘smartphone’ puedes desde gestionar proyectos mientras chateas hasta acceder en remoto a los datos de un ordenador o digitalizar una factura con una foto

Corría 1999 cuando los empresarios que habían confiado la gestión de sus negocios a las soluciones informáticas más avanzadas del siglo XX se dieron de bruces con dos grandes desafíos: la llegada del euro y el temido efecto 2000. Por si ese panorama con agoreros que hablaban de ordenadores a punto de volverse locos no fuese lo suficientemente apocalíptico, en medio del caos se alzó la voz de Marc Benioff al grito de “el software ha muerto”. Esa lapidaria sentencia fue su manera de presentar Salesforce, una de las compañías pioneras en ofrecer aplicaciones de gestión empresarial como un servicio, sin necesidad de tenerlas instaladas en un equipo concreto, es decir, lo que después se popularizó como SaaS (del inglés Software as a Service) o la ya tan cacareada nube.

En aquel momento, ni el mismo Benioff hubiese imaginado que la defunción del software tradicional llegara al punto actual, en el que una empresa puede gestionarse completamente desde un smartphone gracias a aplicaciones móviles como las siguientes.

  • Salesforce, 360º en torno al cliente

Casi veinte años después de su fundación, la principal baza de la compañía de Benioff sigue siendo una solución en la nube para gestionar de manera sencilla la relación con los actuales y potenciales clientes, es decir, un CRM (Customer Relationship Management) destinado principalmente a los equipos de ventas y que se comercializa con el nombre de Sales Cloud. Aunque es más popular la aplicación web a la que es posible acceder desde cualquier pantalla, lo cierto es que también está disponible una versión llamada Salesforce1 para dispositivos iOS y Android.

Los profesionales que instalen esta propuesta en sus móviles tendrán acceso a toda la información de su compañía, actualizada en tiempo real con los datos que alimenta el resto del equipo desde cualquier otro dispositivo. Estos datos se muestran en informes y tableros personalizados que ayudan a realizar presupuestos y cerrar contratos de manera más rápida, ya que permite realizar todo tipo de consultas a la vez que se comparten archivos con los compañeros de trabajo, estén donde estén, a través de la opción Collaboration. Además, Salesforce1 puede adoptar nuevas funcionalidades desde la propia tienda de apps de Salesforce, llamada AppExchange y que cuenta con más de 3.000 propuestas.

Eso sí, para poder hacer uso de esta app es necesario ser cliente de Salesforce y acogerse a alguno de sus planes, que van desde los 25 hasta los 300 euros mensuales por usuario. Para los que quieran tener un primer contacto, existe una prueba gratuita de 30 días.

  • Teamleader, la democratización del CRM

Aunque Salesforce puede adaptarse a compañías de cualquier tamaño e incluso cuenta con una edición orientada especialmente a los pequeños negocios (SalesforceIQ), en 2012 tres jóvenes emprendedores belgas pusieron en marcha Teamleader con un claro objetivo: democratizar el uso del CRM a través de su implantación en pymes y startups. Se trata de una plataforma web también disponible para iOS y Android que convierte el dispositivo móvil en un espacio de trabajo para realizar cualquier tarea relativa a la administración de clientes, la gestión de proyectos y la facturación.

Además, todas esas labores pueden agilizarse mediante la integración en la misma solución de un sistema de telefonía basado en voz sobre IP y la conectividad con otras populares aplicaciones que ya se estén usando en la empresa, como Google Drive, Dropbox, iCloud, MailChimp y Outlook 365, entre otras muchas que pueden consultarse en su Marketplace. “De esta forma ayudamos a los usuarios a conectar su software preferido a su cuenta Teamleader, reduciendo el riesgo de duplicar datos y poniendo a su disposición todas las herramientas que necesita”, explica María Abad, responsable de esta compañía en España y Portugal. Todo ello integrado en la misma plataforma con certificados de seguridad y encriptación de la información para lograr un espacio de trabajo blindado.

La versión más simple, para dos usuarios, puede contratarse desde 25 euros al mes, pero si se quieren añadir todas las funcionalidades adicionales (Facturación, Proyectos y Gestión de incidencias), ya es necesario desembolsar 150 euros mensuales para ese mismo número de usuarios. Existe la posibilidad de solicitar una prueba gratuita durante 14 días.

  • TeamViewer, acceso en remoto a las tripas del ordenador

A pesar de que cada vez contamos con más herramientas para trabajar en la nube, a veces la falta de costumbre o un despiste a la hora de guardar la información en un repositorio virtual hace que los documentos queden almacenados en los discos duros de un ordenador. Aun así, estos archivos pueden recuperarse en remoto desde un móvil si tenemos instalada una app como TeamViewer, para controlar a distancia equipos que no es posible manejar presencialmente. Esta solución también es muy útil para echar una mano a alguien que vive lejos y tiene un problema con su ordenador, del mismo modo en el que actúan los profesionales de los servicios técnicos.

El catálogo de TeamViewer está muy orientado a empresas que quieren gestionar desde cualquier equipo toda su infraestructura informática o bien a aquellas que ofrecen soporte técnico en remoto a sus clientes. Para este tipo de usuarios existen tres tipos de licencias por unos 28, 58 y 125 euros mensuales en función de las necesidades de cada negocio, pero, además, TeamViewer ofrece algunas de sus funcionalidades de manera gratuita para aquellos que quieren acceder en remoto desde dispositivos iOS o Android a equipos con Windows, Mac o Linux. Para probarlo, es necesario instalar previamente un software en el equipo anfitrión (es decir, al que se desea acceder) y sincronizarlo con la aplicación móvil descargada en el equipo cliente, es decir, el teléfono inteligente o la tableta.

Por otro lado, TeamViewer permite establecer chats y videollamadas. Además, cuenta con opciones para controlar móviles en remoto desde otros móviles o desde equipos de escritorio.

  • Slack, gestión de proyectos desde un chat

Desde que se abrió al público, en febrero de 2014, esta aplicación ha ido sumando adeptos hasta alcanzar en mayo de 2018 los ocho millones de usuarios activos al día, de los cuales tres millones son suscriptores de pago.A grandes rasgos, su poder de seducción reside en su capacidad para agilizar y hacer más eficiente el trabajo en equipo a través de una única herramienta de comunicación que ha relegado a un segundo plano al correo electrónico. Todo gracias a la apuesta por una forma de colaboración mucho más natural, basada en la mensajería instantánea o canales de chats, que además se complementa con otras muchas utilidades (intercambio y almacenamiento de documentos, llamadas, videollamadas, notificaciones, alertas…) y se integra con otras populares herramientas de terceros utilizadas en cualquier oficina.

Por si fuera poco, Slack funciona de forma sincronizada en todo tipo de equipos a través de sus aplicaciones de escritorio para Windows, Mac y Linux, así como de sus respectivas versiones móviles para dispositivos iOS y Android.

Muchas funciones de esta aplicación son gratuitas, aunque con ciertas limitaciones. En el caso de querer hacer uso de todo su potencial ya es preciso acogerse a la opción Estándar (6,25 euros por usuario activo al mes) o Plus (11,75 euros por usuario activo al mes).

  • Teams, tras los pasos de Slack

El éxito de Slack ha hecho que en los últimos años hayan surgido alternativas como Noysi y Flock y además ha llevado a algunos gigantes tecnológicos a lanzar sus propias propuestas de gestión empresarial en torno a un chat. Este es el caso, por ejemplo, de Teams, que unifica en una sola herramienta las utilidades que Microsoft ya ofrecía a través de otros productos de Office 365, como la mensajería instantánea, llamadas y videollamadas de Skype; la creación de grupos de conversación de Yammer; el organizador de tareas de Planner; o el almacenamiento y la compartición de archivos de OneDrive.

Además, todas las acciones realizadas desde Teams son accesibles a través de Outlook y de SharePoint. De hecho, de manera predeterminada, al crear un grupo de trabajo en Teams se genera automáticamente un sitio de SharePoint Online compartido por todos los miembros de ese equipo, que tendrán acceso a una biblioteca de documentos común.

Teams puede utilizarse online o bien descargarla para escritorios Windows y Mac, así como para dispositivos móviles iOS, Android y Windows Phone, si bien es cierto que para usarla es necesario contar con una suscripción comercial de Office 365, con precios desde 8,8 euros mensuales por usuario.

  • Anfix, las cuentas claras

Esta propuesta, con versiones para dispositivos iOS y Android, es una plataforma para llevar un control exhaustivo de la facturación y la contabilidad de un negocio de una manera sencilla y con un ahorro de tiempo. Pensada para autónomos, pequeñas empresas y asesorías, entre otras funciones genera y envía facturas y presupuestos; digitaliza facturas, recibos y tiques con una simple foto al documento en papel; calcula los impuestos y crea todo el papeleo requerido por la Agencia Tributaria; conecta con las aplicaciones de entidades bancarias para revisar el saldo de las cuentas y estar al tanto de cualquier transacción en tiempo real; y permite dar acceso a clientes y gestores para compartir archivos de manera rápida.

Para los indecisos que tengan sus datos en otra aplicación, los responsables de Anfix dan facilidades como ayudarles a importar toda la información sin coste adicional. Además, recuerdan que la plataforma realiza automáticamente copias de seguridad para blindar las cuentas del negocio. Los precios van desde los 7,5 euros al mes para autónomos hasta planes para empresas de 15,8 y 40,9 euros al mes, pasando por presupuestos personalizados para las asesorías que quieran modernizar sus despachos. De todos modos, es posible pedir una prueba gratuita de 15 días.

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